TESSA Expert Partner
Партнер-эксперт ООО «СИНТЕЛЛЕКТ»
Интеграция СЭД с EDI-провайдерами, позволяющая организациям мгновенно обмениваться с контрагентами любыми документами из интерфейса СЭД, а также организация полноценного обмена юридически значимыми документами между отделами и филиалами одной компании.
Слаженная работа и контроль согласования и исполнения договорной документации на всех этапах, включая взаимодействие с контрагентами.
Обработка и упорядоченное хранение архивных документов, отслеживание выдачи/возврата оригиналов. Создание электронного архива как на базе бумажного архива, так и путем загрузки электронных документов из стороннего приложения.
Внедрение решений, обеспечивающих упорядоченную работу с входящей/внутренней/исходящей корреспонденцией, потоковый ввод документов, автоматизацию процесса их обработки, хранение файлов и связанных с ними данных.
Инструмент, позволяющий назначать поручения, в том числе и по документам, отслеживать статус и срок исполнения, получать уведомления, формировать консолидированную отчетность по исполнительской дисциплине.
Организация эффективной совместной работы сотрудников для обмена документами, данными и опытом, автоматизация бизнес-процессов, бизнес-аналитика.
Специальные мобильные приложения для планшетов и смартфонов, обеспечивающие удаленную работу и контроль вашего бизнеса, где бы вы ни находились.
Инструмент по моделированию и реализации уникальных процессов согласования документов в организации.
Анализ параметров функционирования серверов и системы электронного документооборота, выдача рекомендаций по программно-аппаратной оптимизации, реализация.
Уникальные компетенции в проектировании и разработке модулей для СЭД, расширяющих их базовую функциональность (пакетная печать документов, разработка модулей интеграции с внешними информационными системами, загрузка документов из другой системы и др.).
• Упорядоченное хранилище с базой актуальных шаблонов
• Настроенные маршруты обработки
• Конфиденциальность
• Контроль хода задач и движения документов
• Отчетность по результатам исполнения поручений
• Система уведомлений о событиях
• Единый центр управления процессами и документами
• Доступ к данным в любое время
• Использование с любого удаленного устройства
• Меньше непроизводственных этапов в работе
• Мгновенный обмен данными
• Быстрый поиск документа
В 2016 г. специалистами компаний ECMGroup.Pro и Syntellect был реализован проект по автоматизации обмена юридически значимыми финансовыми документами с поставщиками. В июне 2017 г. под руководством специалистов ECMGroup.Pro и внутренней ИТ-команды Заказчика «ДИКСИ» перешла на работу с УПД.
1. Выполнен переход от бумажного документооборота с поставщиками к юридически значимому электронному обмену финансовыми документами:
- Прием, хранение в СЭД входящих финансовых документов (электронных счет-фактур, в т.ч. корректировочных и исправленных), и передача их в финансовую учетную систему для дальнейшей обработки
- Передача в СЭД из финансовой системы исходящих финансовых документов (ЭСФ, актов, заявлений, счетов и др.) и их хранение
- Отправка уведомлений об уточнении и запросов на аннулирование документов, обработка результатов запросов
2. Автоматизированы процессы обработки УПД:
- Отправка контрагентам электронных УПД
- Хранение УПД в архивном хранилище (в т.ч. хранение подписей, технических квитанций)
- Передача в финансовую учетную систему результата подписания заказчиком УПД
3. Организована работа электронного архива в режиме 24*7
4. Предоставлен сервис для просмотра документов архива непосредственно из учетной системы, не требующая входа пользователя в СЭД
5. Достигнута экономия ФОТ
1. Выполнен перевод документационного взаимодействия в электронный вид:
- Регистрация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции, в т.ч. с возможностью создания ответного исходящего документа с автозаполнением полей
- Согласование и подписание договоров, допсоглашений с автоматическим определением маршрута договора в зависимости от его вида
- Создание, согласование, подписание исходящих документов
- Архивирование карточек по завершении их обработки
2. Сокращены сроки обработки документов (например, обеспечено выполнение согласования договоров за 4 часа);
3. Обеспечен контроль сроков согласования, заданных в маршруте согласования документов;
4. Обеспечено надежное хранение документов, без потерь, а также истории их обработки;
5. Создан архив документов
6. Реализовано Мобильное согласование, предоставляющее возможность сотрудникам, работающим вне офиса, в рамках процесса согласования и исполнения входящих документов, принимать участие в согласовании (ознакомиться с карточкой и вложениями, внести комментарии/замечания, согласовать/отравить документ на доработку/проставить отметку об ознакомлении), используя мобильные устройства со стандартным почтовым клиентом
Татьяна Чеснова, IT Manager
«Уже в период опытно-промышленной эксплуатации стала очевидной польза от ведения договорной работы и создания архива финансовых документов в СЭД. Значительно сократились сроки и трудозатраты по созданию, согласованию и работе с договорами и финансовыми документами компании. Команда ECMGroup.Pro очень ответственно отнеслась к нашим потребностям и построила решение, продуманное до мелочей. Именно поэтому мы продолжаем расширять ее функционал: запущены процессы по обработке финансовых документов, согласованию и формированию отчетности по работе с кадровыми документами».
1. Сроки согласования документов сокращены с 3-5 недель до 3-5- дней
2. Возможен мониторинг исполнительской дисциплины
3. Доступны результаты и сроки согласования договоров, утверждения финансовых документов
4. Повышена эффективность управления архивом финансовых документов
5. Автоматизирована деятельность в СЭД сотрудников Центрального офиса и 26 территориально-распределенных филиалов компании, в системе работает более 250 сотрудников
Рафаиль Галиев, эксперт отдела портальных решений, ОАО «Мобильные ТелеСистемы»:
«Компания МТС является одним из лидеров телекоммуникационного рынка и для нас важно использовать самые результативные и современные средства управления. Платформа Microsoft Office SharePoint Server отвечает всем требованиям нашей компании и нам удается наиболее продуктивно развивать и использовать ее возможности благодаря сотрудничеству с командой ECMGroup.prо».
1. Территориально и структурно распределенные технические подразделения Группы МТС объединены в целостное информационное пространство
2. Повысилась эффективность использования накапливаемых в компании знаний
3. Обеспечен требуемый уровень конфиденциальности и сохранности документов
4. Реализована возможность своевременного масштабирования и модернизации системы хранения информации
5. Минимизированы расходы, связанные с наймом и содержанием штатных специалистов ОАО «МТС», отвечающих за поддержку портала
Екатерина Камчатова, исполнительный директор ECMGroup.pro:
«"ЦФТ" является для нас примером компании, которая максимально эффективно использует функциональность и интеграционные возможности системы Docsvision. «Модуль интеграции с Диадок», разработанный нами, дает организации новые возможности для создания эффективного процесса обмена документацией с контрагентами. Юридически значимый электронный документооборот сегодня набирает популярность среди передовых клиентов, и мы убеждены, что в скором времени он прочно займет свое место в деловой жизни современных компаний».
1. Автоматизированы процессы регистрации, обработки и согласования документов, контроля исполнительской дисциплины
2. Осуществлена экспертная оценка архитектуры решения, включающего в контур автоматизации процесс согласования документов
3. Рекомендован набор программных модулей, позволяющих выстроить эффективный процесс согласования документов, включая возможность обмена юридически значимыми документами с контрагентами
4. В рамках решения на платформе Docsvision 5 создан автоматизированный процесс обмена юридически значимыми (снабженными электронной подписью) документами с клиентами, поставщиками, партнерами, подключенными к системе «Диадок»
5. Сокращены сроки согласования документов и издержки на управление потоками документов в компании
6. Обеспечена прозрачность процессов документооборота в компании
Константин Знобищев, руководитель проекта, ИТ-директор компании:
«Система уже 6-й год успешно используется в нашей компании и приносит эффект. Рецепт успеха нашего проекта – поэтапное расширение функциональности, использование актуальных версий системы, поддержание всей инфраструктуры в актуальном состоянии, активное вовлечение в проект службы качества и сотрудничество с надежным бизнес–партнером ECMGroup.Pro».
1. Система установлена в 9 локациях, соединенных между собой каналами связи
2. Более 150 сотрудников ежегодно обрабатывают в системе порядка 30 000 документов
3. Обеспечена возможность измерять временные показатели процесса движения документов (стадии исполнения и сроки)
4. В СЭД ведется работа с организационно-распорядительными документами, договорная работа, постановка задач и контроль исполнительской дисциплины
5. Автоматизирован ряд процессов по управлению качеством: мнением и обращениями сотрудников в карточках "Голос сотрудника" и "Проблема", обработка рационализаторских предложений, работа с положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями
Алла Колмакова, Управляющий директор АО «Д2 Страхование:
«Оптимизация процессов документооборота – необходимый этап для быстро растущего бизнеса. Мы выбрали ECMGroup.Pro, поскольку вместе с программным решением получили методологическую поддержку, опираясь на которую поэтапно внедрили систему и развиваем ее функционал. На сегодня в СЭД работают все ключевые подразделения и сотрудники нашей компании, в том числе в мобильном формате. Мы благодарим команду ECMGroup.Pro за сотрудничество и продолжаем совместную работу».
1. С учетом специфики страхового бизнеса автоматизированы основные процессы документооборота:
- Обработка внешней корреспонденции
- Договорная работа (обработка договоров/допсоглашений/приложений/актов и пр.)
- Создание, регистрация и контроль исполнения организационно-распорядительной документации
- Работа с решениями коллегиальных органов
- Контроль исполнения поручений
- Учет документов по личному составу (планы и отчеты)
2. Сокращены сроки исполнения поручений, а также временные затраты сотрудников и руководства:
- Оптимизированы процедуры поиска документов, длительность поиска сведена к нескольким секундам
- Сокращены сроки ответа на внешние обращения до 2 дней, сроки согласования документов до 3-4 дней
- Мобильные сотрудники получили возможность участвовать в процессах непрерывно
3. Обеспечены прозрачность документационных процессов и оперативное получение актуальной информации
TESSA Expert Partner
Партнер-эксперт ООО «СИНТЕЛЛЕКТ»
.721fa8f074880564aa3b3edb0fa85bcb1.png)
Резидент Технопарка Новосибирского Академгородка
С 2013 г. деятельность компании ежегодно признается экспертной комиссией как инновационная, наукоемкая и высокотехнологичная
ABBYY Certified Integrator
Внедрение программных продуктов и технологий ABBYY
Gold Solution партнер компании Docsvision
Лидер в отрасли по уровню выполненных проектов
Спасибо за заявку
Ваша заявка уже поступила специалистам
нашей компании. Мы перезвоним Вам в
ближайшее время.
